Pengertian Surat – Fungsi, Jenis, Macam-Macam, dan Bagian-Bagian Surat Lengkap Penjelasannya

Posted on

Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan komunikasi, pesan atau pernyataan kepada pihak lain. Bagi anda yang sedang mencari informasi tentang surat, kali ini Softonic.Co.Id akan membahas secara lengkap tentang Pengertian Surat, fungsi surat, Jenis, Macam-Macam Surat dan Bagian-Bagian Surat.

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis oleh pihak satu ke pihak lain yang bertujuan untuk memberitahu pesan dari pengirim. Informasi yang disampaikan berupa pemberitahuan, perintah, pernyataan, permintaan atau sebuah laporan. Tidak hanya berisi pesan, surat juga dilengkapi dengan data pendukung seperti waktu, tempat dan tanda tangan. Surat menyurat merupakan kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.

Ada juga beberapa ahli yang mengeluarkan pendapatnya mengenai definisi Surat. Berikut ini beberapa pengertian Surat menurut ahli.

Menurut Agus Sugiarto (2005:2), pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain yang memiliki persyaratan khusus baik penggunaan kertas, bentuk atau model, penggunaan notasi dan kode, bahasa yang khas dan pemberian tanda tangan.

Menurut Pratama (1997:1), pengertian surat adalah alat atau sarana yang berfungsi mengambil informasi dan pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain, baik dilakukan atas nama sendiri atau suatu instansi perubahan atau sebuah organisasi.

Menurut Yose Rizal (2003:2), pengertian surat adalah alat untuk menyampaikan maksud secara tertulis sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.

Menurut YS. Mario (2000:15), pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis sebagai sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Fungsi Surat

Meskipun saat ini sudah banyak peralatan canggih yang digunakan untuk berkomunikasi seperti melalui telepon dan media komunikasi lainnya, nyatanya surat masih memiliki peran yang penting dalam dunia komunikasi. Karena melalui surat seseorang dapat lebih bebas menyampaikan informasi karena tidak dibatasi oleh waktu atau panjang pendeknya informasi yang disampaikan. Selain itu melalui surat informasi yang bersifat rahasia keamanannya akan selalu terjamin. Berikut ini beberapa fungsi surat secara umum.

  • Surat sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi seperti permohonan, pemberitahuan, laporan, pernyataan dan lainnya.
  • Surat sebagai alat yang mewakili pribadi untuk menyampaikan pesan, informasi atau misi yang ingin disampaikan oleh penerima.
  • Surat sebagai catatan dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan.
  • Surat sebagai bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum.
  • Surat sebagai catatan dokumentasi untuk kebutuhan kegiatan

Jenis Jenis Surat

Berdasarkan penggunaan surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat pribadi dan surat resmi. Berikut penjelasannya.

Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan individu atau pribadi yang hanya bertujuan hanya untuk seseorang saja. Surat pribadi tidak menggunakan kop surat, nomor surat, salam pembuka maupun penutup. Surat pribadi memiliki bahasa bebas, sesuai dengan keinginan dari penulis dengan format tulisan yang bebas.

Meskipun tidak temasuk jenis surat resmi, surat pribadi tetap harus memperhatikan etika dan sopan santun bahasa. Contoh surat pribadi seperti surat cinta dari kekasih, surat undangan ulangtahun, surat izin dari orangtua ke sekolah dan lainnya.

Ciri-Ciri Surat Pribadi

  • Tidak memiliki kop surat
  • Tidak memiliki nomor surat
  • Format surat lebih bebas
  • Memiliki salam pembuka dan penutup yang bervariasi
  • Menggunakan bahasa yang tidak formal.

Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kebutuhan resmi, baik surat perseorangan, instansi atau organisasai. Contoh surat resmi seperti surat edaran, surat pemberitahuan atau surat edaran.

Ciri-Ciri Surat Resmi

  • Jika dikeluarkan oleh organisasi maka menggunakan kop surat.
  • Memiliki nomor surat, lampiran dan perihal.
  • Menggunakan kalimat salam pembuka dan penutup resmi.
  • Menggunakan gaya bahasa resmi.
  • Terdapat capt atau stempel lembaga.
  • Memiliki aturan format baku.

Macam-Macam Surat

Berdasarkan isi, bentuk dan bahasa, surat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu surat niaga, surat pribadi dan surat dinas. Berikut penjelasannya.

Surat Pribadi

Seperti penjelasan diatas, surat pribadi merupakan surat yang hanya digunakan untuk kebutuhan pribadi seperti hanya untuk berhubungan dengan teman atau keluarga. Saat ini, jenis surat pribadi sudah sangat jarang ditemui karena penggunanya sudah beralih menggunakan media sosial media melalui smartphone.

Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang digunakan oleh perorangan atau badan usaha yang memiliki aktivitas niaga. Contohnya seperti surat niaga, surat jasa atau surat usaha perdagangan. Surat niaga berperan penting untuk menjalin hubungan dengan pihak luar. Surat niaga dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Berikut ini beberapa contoh surat niaga, antara lain:

  • Surat pengaduan
  • Surat penawaran
  • Surat pembayaran barang
  • Surat pesanan
  • Surat pengiriman
  • Surat penagihan

Surat Dinas

Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan tugas atau kegiatan dinas instansi yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam pengelolaan administrasi. Surat dinas berfungsi sebagai dokumen dan bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai alat pengingat, arsip, pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan, instruksi maupun sebagai bukti sejarah instansi terkait.

Berikut ini ciri-ciri surat dinas, yaitu:

  • Memiliki kop surat dari lembaga atau instansi
  • Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal
  • Terdapat salam pembuka dan penutup yang bersifat baku
  • Menggunakan bahasa baku
  • Menggunakan stempel atau cap dari instansi
  • Menggunakan format tertentu

Bagian-Bagian Surat Resmi

Berikut ini beberapa bagian-bagian surat resmi dan penjelasannya, antara lain:

Kepala surat / Kop Surat

Kepala surat (Kop Surat) adalah bagian paling atas pada surat resmi yang berisi informasi tentang nama instansi, logo, identitas dan alamat instansi pengirim surat. Kop surat juga berfungsi sebagai media promosi dari lembaga atau organisasi dari pengirim surat.

Tempat Tanggal Surat

Tempat Tanggal Surat bertujuan memberikan informasi tentang kapan dan dari mana surat tersebut dikirimkan. Namun, terkadang pemberian tempat dan tanggal surat tidak dicantumkan kembali jika sudah tertulis di bagian kop surat.

Penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia menggunakan format kabupaten/kota diikuti dengan tanggal, lalu bulan dan tahun. Untuk tanggal surat ditulis sesuai dengan pada saat surat dikirim.

Nomor Surat

Pemberian nomor surat pada surat resmi harus dicantumkan khususnya dilakukan pada surat yang dikirim oleh lembaga, instansi perusahan atau organisasi yang telah resmi terdaftar.

Penggunaan nomor surat meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat berfungsi untuk memudahkan pengaturan penyimpanan surat dan mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan oleh lembaga.

Lampiran

Lampiran merupakan sebuah penjelasan untuk memberikan informasi bahwa dalam surat tersebut terdapat jumlah berkas atau dokumen lain yang disertakan. Namun, jika dalam surat tersebut tidak terdapat tambahan berkas atau dokumen, maka bagian lampiran tidak diadakan.

Hal/Perihal

Hal atau perihal berfungsi sebagai petunjuk tentang kepentingan dan isi pokok surat. Penulisannya tidak menggunakan huruf kapital seluruhnya, tapi hanya pada huruf awalnya saja dan diakhir kalimat tidak perlu diberi tanda titik.

Alamat Tujuan

Alamat surat terbagi menjadi 2 jenis, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar adalah alamat yang ditulis di sampul surat yang harus ditulis dengan lengkap dan jelas. Sedangkan alamat dalam merupakan alamat yang ditulis dibagian dalam surat yang berfungsi sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa penerima surat sudah tepat.

Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai salam pembuka pembicaraan dalam surat dengan bahasa santun dan umumnya berisi salam sapaan.

Isi Surat

Isi surat merupakan bagian penting dalam surat yang berisi apa saja yang ingin dimuat dan disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Isi surat terdiri dari bagian pembuka, inti dan penutup.

Salam penutup

Salam penutup berada di akhir surat yang digunakan sebagai ucapan salam dan menambah kesantunan dalam berkirim surat.

Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Dibagian bawah surat harus ada nama pengirim dan tanda tangan pengirim yang juga berfungsi sebagai orang yang bertanggung jawab atas pengiriman surat tersebut. 

Tembusan

Tembusan diibuat ketika surat resmi perlu diketahui oleh pihak lain.

Itulah Pengertian Surat – Fungsi, Jenis, Macam-Macam, dan Bagian-Bagian Surat yang dapat anda jadikan sumber referensi. Semoga informasi yang diberikan bermanfaat.