Pengertian Surat Resmi – Ciri-Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur dan Contoh Surat Resmi Dengan Penjelasannya.

Posted on

Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk kebutuhan resmi, baik surat perseorangan, instansi atau organisasai. Contoh surat resmi seperti surat edaran, surat pemberitahuan atau surat edaran. Bagi anda yang sedang mencari informasi tentang surat resmi, kali ini Softonic.Co.Id akan membahas secara lengkap tentang Pengertian Surat resmi, fungsi surat resmi, Jenis resmi, Struktur surat resmi dan contoh surat resmi.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan atau kebutuhan resmi atau formal yang dibuat oleh pihak-pihak tertentu, baik surat perseorangan, instansi, lembaga maupun organisasi yang bertujuan untuk berkomunikasi secara formal.

Berbeda dengan jenis surat pribadi yang tidak memiliki aturan penulisan, pada surat resmi terdapat beberapa kaidah yang aturan yang telah ditentukan. Seperti penggunaan bahasa baku, isi surat lebih efektif dan susunan surat yang jelas.

Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan dalam situasi resmi, contohnya seperti surat dinas atau lembaga yang ditujukan kepada suatu lembaga atau instansi lain. Namun ada juga jenis surat resmi yang digunakan untuk keperluan pribadi, contohnya seperti surat undangan pernikahan.

Ciri-Ciri Surat Resmi

  • Surat resmi menggunakan bahasa yang singkat, padat dan mudah dimengerti.
  • Surat resmi menggunakan bahasa baku dengan kaidah bahasa dan penggunaan EYD.
  • Surat resmi menggunakan bahasa implisit.
  • Surat dibuat dengan bentuk full block atau semi block.
  • Surat resmi mencantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, lampiran dan tembusan surat bila ada.
  • Surat resmi memiliki kop surat untuk menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat.
  • Surat resmi menggunakan stempel
  • Surat resmi berbentuk sistematis sesuai aturan yang baku.

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi yang tidak dapat ditemukan pada jenis surat lainnya. Berikut ini beberapa funsgi surat resmi, yaitu:

  • Surat resmi digunakan sebagai sarana informasi dan pemberitahuan yang disampaikan oleh pihak satu ke pihak lainnya.
  • Surat resmi digunakan sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dan isinya dapat dipertanggungjawabkan.
  • Surat resmi berfungsi sebagai pengingat bagi penerima surat baik perorangan, organisasi, atau lembaga.
  • Surat resmi berfungsi sebagai bukti historis dan kronologis.
  • Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja untuk melakukan kegiatan atau aktivitas.

Jenis Surat Resmi

1. Surat Edaran
Surat edaran ditujukan kepada kalangan yang berisi pemberitahuan kegiatan tertentu. COntohnya surat edaran pengumuman.

2. Surat Keputusan
Surat keputusan untuk menyampaikan keputusan dari atasan yang umumnya berhubungan dengan suatu instansi/lembaga. Contohnya surat keputusan presiden.

3. Surat Kuasa
Surat kuasa berisi wewenang kepada pihak lain. Contohnya seperti surat kuasa pengambilan uang di bank.

4. Surat Panggilan
Surat panggilan berfungsi untuk memanggil atau mengundang seseorang. Contohnya surat panggilan kerja.

5. Surat Permohonan
Surat permohonan digunakan untuk menyampaikan suatu permohonan ke pihak lain. Contohnya surat permohonan bantuan dana.

6. Surat Perintah
Surat perintah digunakan untuk memberikan instruksi untuk bawahannya. Contohnya surat perintah mengikuti seminar.

Struktur dan Contoh Surat Resmi

Pada proses pembuatan surat resmi terdapat beberapa bagian atau struktur yang saling melengkap isi surat. Berikut ini beberapa struktur dalam surat resmi berdasarkan contoh surat resmi dibawah ini.

Contoh Surat Resmi

Struktur Surat Resmi

1. Kepala surat / Kop Surat
Kepala surat (Kop Surat) adalah bagian paling atas pada surat resmi yang berisi informasi tentang nama instansi, logo, identitas dan alamat instansi pengirim surat.

2. Tempat Tanggal Surat
Tempat Tanggal Surat bertujuan memberikan informasi tentang kapan dan dari mana surat tersebut dikirimkan.

3. Nomor Surat
Pemberian nomor surat pada surat resmi harus dicantumkan khususnya dilakukan pada surat yang dikirim oleh lembaga, instansi perusahan atau organisasi yang telah resmi terdaftar.

4. Lampiran
Lampiran merupakan sebuah penjelasan untuk memberikan informasi bahwa dalam surat tersebut terdapat jumlah berkas atau dokumen lain yang disertakan.

5. Hal/Perihal
Hal atau perihal berfungsi sebagai petunjuk tentang kepentingan dan isi pokok surat.

6. Alamat Tujuan
Alamat surat terbagi menjadi 2 jenis, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar adalah alamat yang ditulis di sampul surat yang harus ditulis dengan lengkap dan jelas. Sedangkan alamat dalam merupakan alamat yang ditulis dibagian dalam surat yang berfungsi sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa penerima surat sudah tepat.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai salam pembuka pembicaraan dalam surat dengan bahasa santun dan umumnya berisi salam sapaan.

8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian penting dalam surat yang berisi apa saja yang ingin dimuat dan disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Isi surat terdiri dari bagian pembuka, inti dan penutup.

9. Salam penutup
Salam penutup berada di akhir surat yang digunakan sebagai ucapan salam dan menambah kesantunan dalam berkirim surat.

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Dibagian bawah surat harus ada nama pengirim dan tanda tangan pengirim yang juga berfungsi sebagai orang yang bertanggung jawab atas pengiriman surat tersebut.

11. Tembusan
Tembusan diibuat ketika surat resmi perlu diketahui oleh pihak lain.

Itulah Pengertian Surat Resmi – Ciri-Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur dan Contoh Surat Resmi yang dapat anda jadikan sumber referensi. Semoga informasi yang diberikan bermanfaat.