Pengertian Surat Niaga – Ciri-Ciri, Fungsi, Jenis dan Contoh Surat Niaga Lengkap Penjelasannya

Posted on

Surat niaga adalah surat yang digunakan oleh perorangan atau badan usaha yang memiliki aktivitas niaga, contohnya seperti surat jasa atau surat usaha perdagangan. Surat niaga dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Bagi anda yang sedang mencari informasi tentang surat niaga, kali ini Softonic.Co.Id akan membahas secara lengkap tentang Pengertian Surat niaga,

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau badan usaha/perusahaan untuk mencari keuntungan yang dapat bersifat intern dan ekstern, surat niaga sering disebut juga dengan surat dagang atau surat bisnis. Surat niaga dikeluarkan oleh perusahaan atau bahan usaha untuk menjalankan usahanya yang merupakan jenis surat resmi yang biasanya berisi tawaran, jual beli atau hal yang berhubungan dengan barang atau jasa.

Surat niaga dibagi menjadi 2, yaitu surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Surat niaga internal adalah surat yang dapat digunakan yang berhubungan dengan perusahaan sendiri baik tingkat pusat hingga ke cabangnya. Sedangkan Surat niaga eksternal adalah surat yang berhubungan dengan perusahaan-perusahaan lain.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Berikut ini beberapa ciri-ciri surat niaga, yaitu:

  • Surat niaga termasuk jenis surat resmi sehingga dibuat dengan bahasa baku dengan aturan surat yang sudah ditentukan.
  • Surat niaga dibuat menggunakan kata persuafis untuk menarik perhatian.
  • Surat niaga berkaitan dengan bisnis dan perdagangan.
  • Surat niaga menggunakan kata yang mudah dimengerti.
  • Agar lebih efiesien, hemat waktu dan biaya, surat niaga menggunakan bentuk formulir.

Fungsi Surat Niaga

Berikut ini beberapa fungsi dari surat niaga, yaitu:

  • Fungsi utama surat niaga yaitu sebagai bukti sah adanya perjanjian atau kerjasama kegiatan niaga dengan pihak lain. Surat niaga juga berfungsi sebagai laporan keuangan perusahaan.
  • Surat niaga dapat mewakili pembuat surat dalam suatu pertemuan.
  • Surat niaga dijadikan sebagai alat untuk mengambil keputusan bisnis.
  • Surat niaga berfungsi untuk dokumen pengingat yang dapat diarsipkan dan bisa digunakan kembali ketika diperlukan.
  • Surat niaga sebagai panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi perusahaan.
  • Surat niaga digunakan sebagai media promosi perusahaan karena dengan surat niaga akan menunjukkan kerjasama yang dilakukan dengan pihak lain.
  • Surat niaga berfungsi sebagai bukti perjalanan perusahaan dan kerjasama yang pernah di capai.

Jenis Surat Niaga

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa jenis surat niaga, berikut ini penjelasan jenis-jenis surat niaga, yaitu:

1. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah jenis surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat kepada seseorang maupun pejabat lain, dan pelimpahan wewenangnya dapat diwakili oleh pihak yang memberi wewenang.

2. Surat Perjanjian Jual Beli
Surat perjanjian jual beli merupakan akta yang harus ditanda tangani yang dibuat secara sengaja dan digunakan sesuai keperluan. Contoh surat perjanjian jual beli tanah.

3. Surat Perjanjian Sewa Menyewa
Surat perjanjian sewa menyewa dibuat oleh dua pihak, antara pihak penyewa dan pihak yang menyewakan. Surat jenis ini berisi pernyataan tertulis tentang kesepakatan kegiatan sewa menyewa yang disetujui oleh dua pihak dan ditandatangani oleh saksi.

4. Surat Penawaran (Offerte)
Surat Penawaran adalah surat yang dibuat seorang penjual untuk menawarkan atau memberikan informasi tentang barang dagangan
calon pembeli, atas permintaan calon pembeli maupun inisiatip dari penjual itu sendiri.

5. Surat Permintaan Penawaraan
Surat permintaan penawaraan adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual yang berisi permintaan informasi tentang barang yang diperlukan atau diinginkan. Adanya surat permintaan penawaran maka penjual akan memberikan balasan dengan surat balasan permintaan yang biasanya dilampiri dengan daftar harga atau booklet sebagai bahan pertimbangan lain.

6. Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan surat dari calon pembeli kepada pedagang atau produsen yang isinya berupa pesanan barang-barang yang diinginkan. Dalam komunikasi bisnis, surat pesanan memiliki kedudukan yang kuat karena sudah pasti akan ada transaksi jual beli.

7. Surat Pengaduan
Surat pengaduan merupakan surat yang dikirim untuk memberikan informasi kepada penjual tentang ketidaksesuaian barang yang dikirimkan yang disertai dengan tuntuttan penyelesaian.

Contoh Surat Niaga

Karena termasuk jenis surar resmi, maka surat niagar memiliki struktur bagian surat, seperti Kepala surat / Kop Surat, Tempat Tanggal Surat, Nomor Surat, Lampiran, Hal/Perihal, Alamat Tujuan, Salam Pembuka, Isi Surat, Salam penutup, Nama Pengirim dan Tanda Tangan. Berikut contoh surat niaga.

Contoh Surat Permintaan Penawaran

TOKO AMAN JAYA
Jl. Likaliku No. 03
Pringsewu, 25 April 2020

No: 09/SPM/PMT/2020
Perihal: Permintaan Penawaran

Kepada Yth.
PT Jaya MAKMUR
Jln. Semangat No 45 Bandar Lampung

Dengan Hormat,

Kami beritahukan kepada PT. Jaya MAKMUR, bahwa kami ingin memperluas usaha dagang kami dalam bidang elektronik yaitu Kulkas merk SHARAP.

Perlu diketahui bahwa konsumen di Toko kami semakin meningkat. Akan tetapi, Toko kami belum dapat memenuhi permintaan calon pembeli yang membutuhkan Kulkas terutama merk SHARAP.

Berkenaan dengan hal tesebut, dengan ini kami mohon PT Jaya MAKMUR mengirimkan daftar harga dan brosur Kulkas merk SHARAP yang disertai keterangan-keterangan berikut ini:

1. Syarat pembayaran
2. syarat penyerahan barang
3. Syarat pengiriman barang
4. Diskon yang Saudara berikan

Demikian surat permintaan penawaran ini kami buat, semoga kedua belah pihak mendapatkan keuntungan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
TOKO AMAN JAYA

Rika Nayla

Contoh Surat Pesanan

TOKO AMAN JAYA

Jl. Likaliku No. 03

Pringsewu, 25 April 2020

Nomor : 12/DS /EJ/2020
Hal : Pemesanan Alat Perlengkapan Belajar

Kepada Yth
Manager PT. Indah Sekali
Jl. bungan elok No. 123
Pringsewu

Dengan hormat,

Dengan ini kami bermaksud memesan :

Meja Belajar 15 buah
Lampu Belajar 15 buah

Keseluruhan barang yang kami pesan harap diterima selambat-lambatnya tanggal 01 Mei 2020.

Pembayaran terhadap seluruh pesanan kami, akan dilaksanakan 2 hari setelah barang-barang pesanan seluruhnya kami terima. Sebagai bukti, kami akan mengirimkan fotocopy tanda bukti pembayaran.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Toko Aman Jaya

Rika Nayla

Itulah Pengertian Surat Niaga – Ciri-Ciri, Fungsi, Jenis dan Contoh Surat Niaga yang dapat anda jadikan sumber referensi. Semoga informasi yang diberikan bermanfaat.