Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan tugas atau kegiatan dinas instansi yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam pengelolaan administrasi. Surat dinas berfungsi sebagai dokumen dan bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai alat pengingat, arsip, pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan, instruksi maupun sebagai bukti sejarah instansi terkait. Bagi anda yang sedang mencari informasi tentang surat, kali ini Softonic.Co.Id akan membahas secara lengkap tentang Pengertian Surat Dinas.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah jenis surat resmi yang dibuat oleh lembaga atau instansi untuk kepentingan tugas atau kegiatan dinas dan digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam pengelolaan serta kegiatan suatu instansi.
Surat dinas dapat berisi permasalahan kedinasan yang biasanya dibuat oleh instansi atau lembaga yang ditujukan untuk berbagai keperluan kedinasan, baik lingkup pemerintahan ataupun swasta.
Meskipun dikenal sebagai surat dinas, namun fungsinya tidak hanya berlaku di lingkup pemerintahan saja, tapi berlaku juga untuk instansi maupun lembaga swasta. Biasanya surat dinas berisi informasi pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas, dan lainnya.
Surat dinas termasuk jenis surat resmi karena penulisannya menggunakan format atau aturan tertentu seperti memiliki struktur bagian surat, seperti Kepala surat / Kop Surat, Tempat Tanggal Surat, Nomor Surat, Lampiran, Hal/Perihal, Alamat Tujuan, Salam Pembuka, Isi Surat, Salam penutup, Nama Pengirim dan Tanda Tangan, serta Tembusan.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Berikut ini ciri-ciri surat dinas, yaitu:
- Memiliki kop surat dari lembaga atau instansi
- Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal
- Terdapat salam pembuka dan penutup yang bersifat baku
- Menggunakan bahasa baku
- Menggunakan stempel atau cap dari instansi
- format tertentu
Fungsi Surat Dinas
Berikut ini beberapa fungsi dari surat dinas, yaitu:
- Surat dinas berfungsi sebagai pedoman kerja seperti surat izin, surat keputusan, instruksi kerja dan lainnya.
- Surat dinas berfungsi sebagai pengingat bagi pemberi surat maupun penerima surat.
- Surat dinas berfungsi sebagai perubahan atau perkembangan instansi atau lembaga.
- Surat dinas berfungsi sebagai bukti tertulis terutama surat perjanjian.
- Surat dinas berfungsi sebagai alat pengikat.
- Surat dinas berfungsi sebagai pedoman dalam pekerjaan.
- Surat dinas berfungsi sebagai arsip bagi instansi atau lembaga.
Jenis-Jenis Surat Dinas
Surat dinas dibagi menjadi 10 jenis, yaitu Surat edaran, Surat keterangan, Surat kuasa, Surat instruksi, Surat memo atau nota dinas, Surat pemberitahuan,Surat pengantar,Surat perintah,Surat tugas dan Surat undangan. Berikut penjelasannya.
1. Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan pada beberapa orang atau banyak pihak sekaligus. Contoh surat edaran dari dinas pendidikan untuk meliburkan seluruh kegiatan persekolahan akibat pandemi covid-19.
2. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah jenis surat dinas yang isinya menjelaskan aktivitas seseorang atau suatu hal tertentu.
3. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah jenis surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau kepada pejabat lainnya yang dapat dipercaya untuk melakukan tugas mewakili pejabat yang memberikan kuasa tersebut. Pelimpahan wewenang tersebut biasanya dilakukan karena pejabat yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya dengan alasan tertentu. Contohnya, surat kuasa dari ketua dinas pendidikan untuk mewakili rapat diprovinsi yang limpahkan kepada sekretarisnya.
4. Surat Instruksi
Surat instruksi adalah surat yang berisi instruksi atau perintah dan petunjuk yang dibuat berdasarkan peraturan dan kebijakan pimpinan.
5. Surat Memo atau Nota Dinas
Surat memo atau nota dinas adalah surat khusus yang isinya cenderung leboh singkat dan digunakan secara interen dalam satu unit organisasi yang dilakukan oleh pejabat kantor.
6. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat dinas yang berisi pemberitahuan untuk seluruh anggota lingkungan kerja agar mengetahui seluruh informasi terkait apa yang perlu diketahui.
7. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat dinas yang digunakan untuk mengantar sesuatu dengan tujuan si penerima dapat mengetahui maksud dari sesuatu yang diterimanya.
8. Surat Perintah
Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak dengan jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi atau jabatan yang lebih rendah yang isinya berupa sesuatu hal yang dijelaskan dalam surat perintah yang dibuat.
9. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi dengan menugaskan suatu pekerjaan tertentu kepada seorang bawahan yang memiliki jabatan lebih rendah.
10. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang berisi pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang untuk bisa berpartisipasi dalam acara tertentu ditempat dan waktu yang telah dituliskan dalam undangan.
Bagian Surat Dinas
1. Kepala surat / Kop Surat
Kepala surat (Kop Surat) adalah bagian paling atas pada surat resmi yang berisi informasi tentang nama instansi, logo, identitas dan alamat instansi pengirim surat.
2. Tempat Tanggal Surat
Tempat Tanggal Surat bertujuan memberikan informasi tentang kapan dan dari mana surat tersebut dikirimkan.
3. Nomor Surat
Pemberian nomor surat pada surat resmi harus dicantumkan khususnya dilakukan pada surat yang dikirim oleh lembaga, instansi perusahan atau organisasi yang telah resmi terdaftar.
4. Lampiran
Lampiran merupakan sebuah penjelasan untuk memberikan informasi bahwa dalam surat tersebut terdapat jumlah berkas atau dokumen lain yang disertakan.
5. Hal/Perihal
Hal atau perihal berfungsi sebagai petunjuk tentang kepentingan dan isi pokok surat.
6. Alamat Tujuan
Alamat surat terbagi menjadi 2 jenis, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar adalah alamat yang ditulis di sampul surat yang harus ditulis dengan lengkap dan jelas. Sedangkan alamat dalam merupakan alamat yang ditulis dibagian dalam surat yang berfungsi sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa penerima surat sudah tepat.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai salam pembuka pembicaraan dalam surat dengan bahasa santun dan umumnya berisi salam sapaan.
8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian penting dalam surat yang berisi apa saja yang ingin dimuat dan disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Isi surat terdiri dari bagian pembuka, inti dan penutup.
9. Salam penutup
Salam penutup berada di akhir surat yang digunakan sebagai ucapan salam dan menambah kesantunan dalam berkirim surat.
10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Dibagian bawah surat harus ada nama pengirim dan tanda tangan pengirim yang juga berfungsi sebagai orang yang bertanggung jawab atas pengiriman surat tersebut.
11. Tembusan
Tembusan dibuat ketika surat resmi perlu diketahui oleh pihak lain.
12. Inisial
Inisial hanya dicantumkan jika diperlukan saja, dan biasanya dicantumkan dibagian kiri bawah tembusan surat dinas. Inisial digunakan sebagai tanda pengenal dan hanya diketahui oleh penulis surat atau orang yang bersangkutan saja.
Contoh Surat Dinas
1. Contoh Surat Edaran
[su_note note_color=”#d1d9d9″]
DINAS INDUSTRI DAN PERDAGANGAN
PEMERINTAH DAERAH KOTA BANDAR LAMPUNG
PROVINSI LAMPUNG
Jl. Lika Liku No. 27 Bandar Lampung
Telp. 0721 0000000 Fax. 0821 0000000 Mobile. 081234567891
Lampung, 25 April 2020
Nomor: 34/ PS/ E/ 6/ 17
Sifat: Penting
Perihal: Rapat Besar Dinas
Yth.
Bapak/Ibu Staf Karyawan
Dinas Industri dan Perdagangan
Pemerintah Daerah Kota Bandar Lampung
di Tempat
Sehubungan dengan akan diadakannya Rapat Akbar Kedinasan dalam rangka upaya pelaksanaan dan penegakan Peraturan Daerah No. 21 Tahun 2017 mengenai penetapan pengambilan cuti dan izin tidak masuk kerja dan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 2016 mengenai kewajiban kepemilikan NPWP, dimohon kepada Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat Akbar tersebut pada :
Hari, Tanggal :Senin, 28 April 2020
Tempat :Aula Dinas Perdagangan
Waktu :09.00 – Selesai
Mengingat pentingnya rapat tersebut maka dimohon Bapak/Ibu hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Industri dan Perdagangan,
Khoirul Maakum, M.Pd [/su_note]
2. Contoh Surat Keterangan
[su_note note_color=”#d1d9d9″]
SURAT KETERANGAN KEHILANGAN
Yang telah bertanda tangan dibawah ini:
Nama Lengkap : Rokayah
Alamat Lengkap : Desa Tulung Agung, Gadingrejo, Pringsewu
Jenis Kelamin : Perempuan
Kebangsaan : Indonesia
No. KTP : 357543344342001
Dengan ini saya menuliskan surat keterangan ini karena menyatakan telah kehilangan STNK bermotor tepatnya pada hari Sabtu tanggal 25 April 2020
Merk Kendaraan : Yamaha XX
No. Rangka : Xxx
No. Mesin : Xxxx
No. Polisi : BE 123 UC
Atas Nama : Rokayah
Alamat Lengkap : Desa Tulung Agung, Gadingrejo, Pringsewu
Dokumen tersebut telah hilang ketika saya melakukan perjalanan dari Jl. Ahmad Yani hingga kampus STMIK PRINGSEWU
Demikianlah surat keterangan kehilangan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa adanya sebuah kepalsuan, agar bisa digunakan untuk keperluan pengurusan STNK kembali. Jika ada di kemudian hari ada kesalahan dalam penulisan surat ini saya bersedia menerima konsekuensi dan resikonya.
Gadingrejo, 25 April 2020
Yang memberi keterangan
Rokayah [/su_note]
3. Contoh Surat Kuasa
[su_note note_color=”#d1d9d9″]
PEMERINTAH KABUPATEN RINGSEWU
Jalan Keabadian No. 327 Telp. (0729) 123456
SURAT KUASA
No.100/SK/I/17
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Begini Saja M.pd
Jabatan : Kepala Kantor Kecamatan Gadingrejo
NIP : 12340707 000000 2 002
Dengan ini memberikan kuasa kepada :
Nama : Begono S.Pd
Jabatan : Sekretaris Camat Gadingrejo
NIP : 19690606 000000 1 001
Untuk memimpin kegiatan rapat rutin di lingkungan Kecamatan Gadingrejo pada tanggal 25 April 2020, pukul 09.00 hingga selesai. Surat kuasa ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan sampai selesainya pekerjaan tersebut. Demikian surat kuasa ini untuk dipergunakan sebagaimana semestinya.
24 April 2020
Yang menerima kuasa
Begono S.Pd
NIP. 19690606 000000 1 001
Yang memberi kuasa
Begini Saja M.pd
NIP. 12340707 000000 2 002
[/su_note]
Itulah Pengertian Surat Dinas – Ciri-Ciri, Fungsi, Jenis-Jenis dan Contoh Surat Dinas yang dapat anda jadikan sumber referensi. Semoga informasi yang diberikan bermanfaat.